Gute Zusammenarbeit im Content Marketing ist einfach – organisatorischer Ballast und Reibungsverlust lähmen. Eine geradlinige, transparente und zielgerichtete Planung ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt: Diese sechs Tipps zeigen, wie wir bei The Digitale unsere Arbeit erfolgreich organisieren und gestalten.
Themen in diesem Artikel
- Projektmanagement: Tools und Struktur
- Persönliche Updates für Mitarbeiter
- Meetings richtig gestalten
- Termine einfach koordinieren
- Unkomplizierte Kommunikation mit Teammitgliedern
- Zugriff für alle auf das Dateisystem
1. Projektmanagement: Tools und Struktur
Als Projektverantwortlicher möchte ich stets einen aktuellen Blick auf mein Projekt haben, um Aufgaben zu koordinieren und den aktuellen Bearbeitungsstand zu kennen:
Wir arbeiten gerne mit Trello, alternativ bieten sich jedoch je nach Vorlieben auch Jira, Active Colab oder Asana an. Über ein einfaches Ticket-System werden Aufgaben (=Tickets) in verschiedenen „Lanes“ (=Spalten) angeordnet. Die Lanes definieren den Status einer Aufgabe von „Backlog“ (=Aufgaben die zu bearbeiten sind), über „Doing“ (=Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird), „On hold“ (=Aufgaben, die gestoppt wurden) zu „Done“ (=abgeschlossene Aufgaben“ und „Killed“ (=abgesagte Aufgaben). Die Reihenfolge der Tickets in einer Lane definiert die jeweilige Priorisierung.
Die richtige Nutzung solcher agiler Projekt-Management-Methoden zwingt jeden, Aufgaben zu priorisieren, sie mit Zielen zu versehen, ein Timing zu hinterlegen und Aufgaben einem Owner (=Verantwortlichen) zuzuordnen. Zusätzlich sind alle projektrelevanten Informationen auf dem Projekt-Board zu sehen und liegen nicht versteckt in den Posteingängen einzelner Projektmitglieder. Einmal angewendet führt diese Arbeitsweise i.d.R. zu signifikanten Effizienzgewinnen und weniger unnötigen Diskussionen.
2. Persönliche Updates für Mitarbeiter
Als Projektverantwortlicher möchte ich kurze, prägnante Updates zu Projekten geben, um Informationen effizient zu managen:
Bei agilen Arbeitsweisen haben sich kurze Stand Up-Meetings bewährt (ca. 15 min). Jeden Morgen treffen sich alle Projektbeteiligten und berichten, was sie am Vortag geleistet haben, was für den aktuellen Tag ansteht und was jemanden bei der Arbeit behindert. Diese Zeit ist meistens besser investiert als monatliche ausufernde Meetings mit riesigen Teilnehmerkreisen und umso weniger Ergebnissen.
3. Meetings richtig gestalten
Als Projektverantwortlicher möchte ich mich mit meinem Team direkt austauschen, um Themen persönlich besprechen zu können:
Aka „Meeting“. Kein neues Tool, jedoch nur mit klaren Meetingregeln auch effizient. Ein Meeting muss bei The Digitale immer folgende Kriterien erfüllen:
- An jedem Meeting nehmen nur Personen teil, die auch benötigt werden. Der Teilnehmerkreis sollte möglichst klein sein.
- Jedes Meeting hat ein Ziel, das in der Einladung bereits formuliert ist
- Jedes Meeting hat eine Agenda, die ebenfalls in der Einladung steht (damit kann sich jeder Teilnehmer auch vorbereiten)
- Jedes Meeting hat einen Verantwortlichen, der durch das Meeting führt (i.d.R. der Organisator)
Am Ende eines Meetings wird festgehalten, wer was bis wann zu tun hat
Klingt eigentlich einfach, die Herausforderung liegt wie so häufig darin, es auch so umzusetzen.
4. Termine einfach koordinieren
Als Projektverantwortlicher möchte ich einfach einen Termin koordinieren und den organisatorischen Aufwand gering zu halten:
Terminkoordinationen zwischen verschiedenen Parteien (Unternehmen, Agentur, versch. Abteilungen, …) führen häufig zu endlosem E-Mail-Chaos, bis ein Termin gefunden ist. Dabei ist es so einfach z.B. ein Doodle aufzusetzen, in dem jeder seine Verfügbarkeiten einträgt. Sobald alle Teilnehmer ihre Zeiten eingetragen haben, lässt sich einfach sehen, wann ein Termin möglich ist. Doodle scheint jedoch unbegründeterweise häufig zu „unprofessionell“ zu wirken, anders lässt sich nicht erklären, warum dieses Tool so selten für Business-Termine genutzt wird.
5. Unkomplizierte Kommunikation mit Teammitgliedern
Als Projektverantwortlicher möchte ich im Daily Business möglichst unkompliziert mit Mitgliedern des Projektteams kommunizieren:
Wir vermeiden interne E-Mails, die den Posteingang verstopfen und Zeit fressen. Stattdessen setzen wir Slack ein (es gibt auch andere Messenger-Systeme, die sich eignen). Slack bietet eine einfach Integration mit Dropbox-Funktionen an, lässt sich sowohl auf dem Rechner, als auch mobil einfach nutzen und unterliegt in einer kostenpflichtigen Version sogar dem Privacy-Shield. Je Projekt können eigene Gruppen angelegt werden, die einen schnellen und einfach Austauschen ermöglichen und aufwändige Meetings oder nervige E-Mails vermeiden.
6. Zugriff für alle auf das Dateisystem
Als Projektverantwortlicher möchte ich Dateien im Unternehmen jederzeit zugänglich machen:
Hier eignen sich Cloud-Speicher, wie z.B. Dropbox. Dropbox biete so gut wie alle Funktionalitäten, um Dateien zu verwalten, parallel an Dokumenten zu arbeiten (nicht mehr fünf parallele Powerpoint-Präsentationen, die später in eine integriert werden müssen) und Dateien per Knopfdruck an Partner / Agenturen freizugeben. Ähnlich lässt sich auch mit Microsoft Office365 arbeiten, wovon es sogar eine Variante über die Deutsche Telekom zu beziehen gibt.
Viele der Tools sind kostenlos und frei nutzbar, denn wir sind davon überzeugt, dass gute Tools nicht auch gleich teure und komplexe Softwarelösungen sein müssen. Es gilt: Einfacher ist häufiger effektiver! Solltest Du in der Liste etwas ergänzen wollen, oder Fragen und Anregungen haben freuen wir uns auf Deine Nachricht.
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