Ohne die richtige konzeptionelle Vorbereitung und gut eingerichtete Tools wird Home Office schnell chaotisch

In Zeiten einer globalen Krise wie der aktuellen Corona-Pandemie müssen Unternehmen viele interne Arbeitsprozesse umgestalten, um den Geschäftsbetrieb zu erhalten. Wir zeigen dir, welche Tools wir schon heute für unseren digitalen Workflow nutzen und wie auch dein Unternehmen Maßnahmen fürs Home-Office erfolgreich umsetzen kann. Denn ohne die richtige konzeptionelle Vorbereitung und gut eingerichtete Tools kann Home Office schnell chaotisch werden.

Digitale Zusammenarbeit – heute wichtiger denn je

Seit der Gründung von The Digitale haben wir Strategien für eine möglichst barrierefreie Zusammenarbeit entwickelt, um den Herausforderungen der Digitalisierung sowie Globalisierung zukunftsgerecht begegnen zu können. Damals haben wir natürlich nicht mit Krisen wie der weltweiten Ausbreitung des Corona-Virus gerechnet. Jetzt wird uns und auch vielen unserer Branchenkollegen, Partner und Kunden bewusst, wie wichtig digitale Strategien in solchen Zeiten sind. Deshalb möchten wir dir an einigen Beispielen aus unserem Agentur-Alltag aufzeigen, durch welche Tools dein Unternehmen auch in Krisenzeiten erfolgreich agieren kann.

Die beste Zeit, einen Baum zu pflanzen, war vor zwanzig Jahren. Die nächstbeste Zeit ist jetzt.

Aleksej Andreevic Arakceev, russischer Staatsmann

Cloudbasierte Systeme ermöglichen „Social Distancing“

Das Robert Koch-Institut rät aktuell dazu, soziale Kontakte möglichst zu meiden. Dazu gehört auch das Konzept Home-Office, das einige Unternehmen bereits realisiert haben. Viele stehen dennoch vor dem technischen Problem, die Vielfalt der täglichen Prozesse vor Ort in den virtuellen Raum zu übertragen. Tools auf Basis der Cloud-Technologie und mit starken Kollaborations-Features sind nach unserer Erfahrung der Schlüssel für erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit. So können deine Mitarbeiter gemeinsam an digitalen Dokumenten arbeiten, miteinander kommunizieren und selbst wichtige Meetings mithilfe von Live-Streaming abhalten. Dafür ist lediglich ein stabiler Internetanschluss notwendig.

Wir empfehlen unseren Kunden dringend, ihre Geschäftsprozesse möglichst schnell und vollständig zu digitalisieren und ihren Mitarbeitern alle Tools für barrierefreies Arbeiten im Home-Office zur Verfügung zu stellen

Dominique Korschinek, CEO von The Digitale

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Remote-Prozesse und passende Tools

Team-Kommunikation

Da wir von Beginn an sämtliche Projekte mit Unterstützung unserer freien Mitarbeiter umsetzen, ist uns bei der Kommunikation mit unseren externen Autoren, Designern und Entwicklern der direkte Austausch besonders wichtig. Diesen ermöglichen wir bei The Digitale mit zwei Tools, mit denen wir unsere E-Mail-Flut effektiv eindämmen.

Microsoft Teams (Kollaborationstool) für größere Gruppen und Enterprises

  • Remote-Situationen werden mit Chat, Video oder Audio schnell und einfach gemeistert
  • Direkte Kommunikation intern und mit Kunden aus der gesamten DACH-Region
  • Regelmäßige Redaktionsmeetings und Abstimmung
  • Anbindung an Outlook (Termine in Outlook speichern und Teams direkt starten)

Empfehlung

Unter dem Motto „Wir verbinden Deutschland“ sorgt die Deutsche Telekom dafür, dass in der aktuellen Situation alle digital zusammenbleiben und zusammenrücken können. Neben stabilen Netzen bietet die Deutsche Telekom Unternehmen weitere Unterstützung, u. a. 3 Monate Office 365 und die Cisco Webex Conferencing Services kostenfrei.

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Slack (Online Messaging- Dienst) für die direkte Kommunikation in kleinen Gruppen oder Projekt-Teams

  • Ersetzt bei Remote Kollegen oft den Kurz-Anruf
  • Kurzfristige Anfragen zu Projekten und Tasks
  • Abfrage der Kapazitäten von internen und externen Mitarbeitern
  • Perfektes Tool für die Verteilung von kleineren Aufgaben

Ein weiterer klarer Vorteil der Kommunikationstools im Home-Office: Wer bei der Arbeit nicht gestört werden will, kann Slack oder Teams einfach „muten“, wenn Fokus auf eine Aufgabe wichtig ist – in einer klassischen Bürosituation ist das eher schwierig umzusetzen.

Projekt- und Aufgabenkoordination

Können ganze Projekte remote und gleichzeitig hocheffizient umgesetzt werden? Von uns gibt es ein ganz klares Ja! Schon seit ein paar Jahren nutzen wir dabei zwei Hauptanwendungen, die täglich viel Zeit und Nerven sparen.

Trello (Ticket-Projektmanagement) schön, intuitiv und auch für komplexe Projekte bestens geeignet

  • Webbasierter Cloud-Dienst für unsere internen und alle Kundenprojekte
  • Bearbeitung von Aufgaben, Kampagnen und Koordination kompletter Projekte
  • Hohe Transparenz und Übersicht dank modernem Ticket-System
  • Arbeits- und Projektverlauf jederzeit einsehbar
  • Kommentarfunktion erlaubt direkte Statusabfrage im Ticket (Mail-Nachfragen sind nicht mehr notwendig)
  • Teilnehmer haben überall einfachen Zugriff via Browser

Google Drive (kostenfreies Echtzeit-Kollaborationstool) für die schnelle, einfache und sicherer Kollaboration mit Dokumenten

  • Einfaches, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten: Tabellen, Texte, Präsentationen, kleine Umfragen und vieles mehr
  • Wir nutzen Google Drive für Redaktionspläne, Content-Projekte und das eigene Marketing
  • Direkter Austausch mit Kunden und Mitarbeitern in Google Drive möglich
  • Verbindung mit Trello-Ticket bringt noch mehr Effizienz

„Unsere Tools und Prozesse ermöglichen es unseren Mitarbeitern, auf digitalen Kanälen agil und kollaborativ zusammenzuarbeiten. Jeder Mitarbeiter kann an wirklich allen Geschäftsprozessen ohne funktionale Einbußen arbeiten – egal, wo er oder sie sich gerade befindet. Dazu klappt man einfach sein Notebook auf und verbindet sich mit dem Internet. Ein wichtiges Erfolgskriterium ist dabei eine möglichst intuitive Bedienung. Dies erreichen wir durch eine stringente Struktur innerhalb der Tools und Prozesse und erzielen so eine hohe Wiedererkennung. Als Mittelständler haben wir dabei aber auch großen Wert auf Kosteneffizienz und Pragmatismus gelegt.

Peter Bilz-Wohlgemuth (COO, The Digitale) hat über 20 Jahre Erfahrung mit digitalen Prozessen gesammelt und ist deswegen von der Leistungsfähigkeit von Remote Arbeit überzeugt.

Dateimanagement

Du kennst vermutlich das Dilemma mit Hunderten E-Mails täglich, die oft für die Versendung von Dokumenten genutzt werden. Da verliert selbst der agilste Manager irgendwann den Überblick. Wir nutzen zwei bekannte Tools für unser Dateimanagement und wurden bisher nie enttäuscht.

Dropbox – Dokumentenverwaltung in der Cloud und interessante Alternative zu Microsoft Office 360 oder Google Drive

  • Für uns die einfachste Art, Textdokumente, Tabellen oder Bilder zu teilen
  • Einzelne Ordner können für Kunden, Freelancer oder Partner freigegeben werden
  • Zugriffsrechte können individuell verteilt werden

Google Docs – Dokumentenbearbeitung im Browser für alle schnell und einfach nutzbar

  • Browserbasierte Dokumentenbearbeitung in Echtzeit
  • Unabhängig von der installierten Software am Home-Computer (systemübergreifende Kompatibilität)
  • Keine Versionsleichen oder Überschneidungen
  • Direkte Verbindung mit Trello möglich

Tools genau für deine Anforderungen

Nach jahrelanger Arbeit mit Cloud-Lösungen und smarten Tools haben wir vor allem eins gelernt: Es ist erfolgsentscheidend, dass du deine Prozesse und die dazugehörigen Tools systematisch auf die Anforderungen deiner Mitarbeiter abstimmst. Wir beraten unsere Kunden deshalb mit dem Ziel, dass sie ihre Tools und Methoden intuitiv und möglichst effizient nutzen können. Das erfordert zwar mehr Aufwand bei der Einrichtung, zahlt sich kurz- oder mittelfristig jedoch mehrfach aus.

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