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UX-Design für die Telekom Cloud PBX App in Microsoft Teams

Nutzung von Telefonie-Funktionen direkt in Microsoft Teams

CompanyFlex Cloud PBX ist ein DSL- und Festnetzanschluss inklusive einer Internet-Flat für Geschäftskunden der Deutschen Telekom. Mithilfe dieser Lösung lassen sich Telefonanlagen aus der Cloud realisieren. So bleiben Mitarbeiter:innen überall und unabhängig vom genutzten Gerät mit Ihrer Firmen-Festnetznummer erreichbar.

Maßnahmen

  • Entwicklung eines UX Designs für die Microsoft Teams App
  • Texterstellung für die Benutzeroberfläche einer Microsoft Teams App sowie für die Microsoft Teams App-Bibliothek
Laptop mit MicroFocus  Virtual Universe 2020 Screen

Darum geht’s

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf Microsoft Teams als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Deshalb wurde eine Lösung – in Form einer eigenen Microsoft Teams App – benötigt, die es erlaubt, auf die praktischen Funktionen der Cloud-Telefonanlage nahtlos und direkt in Microsoft Teams zuzugreifen. Dafür entwickelte die Telekom ein erstes MVP der Microsoft Teams App, um die Telefonie-Funktionen des Telekom-Anschlusses, wie zum Beispiel eine Wahlwiederholung, eine Rufnummernunterdrückung oder ein unternehmensweites Kontaktverzeichnis, innerhalb von Microsoft Teams zugänglich zu machen. Die Hauptaufgabe von The Digitale bestand darin, eine Benutzeroberfläche für dieses MVP zu entwickeln, die eine einfache Bedienung der Anschluss-Features direkt in Microsoft Teams ermöglicht.

UX Design made by The Digitale

Eine solche Benutzeroberfläche wurde in engem Austausch mit dem Telekom-Entwicklungsteam erstellt. Die Zusammenarbeit fand dabei über Microsoft Azure DevOps statt. Die Wireframes der Oberfläche wurden mithilfe der beiden Tools Sketch und Zeplin erstellt.

Gleichzeitig wurden die Texte für die verschiedenen Screens der Anwendung unter Zuhilfenahme der Dokumentation von CompanyFlex Cloud PBX geschrieben. Eine besondere Herausforderung, die dabei bewältigt wurde, war die Vereinbarung der Anforderungen der beiden großen Marken „Deutsche Telekom“ und „Microsoft“. Hier galt es, sich genau an die jeweiligen Richtlinien für Text und Design der Telekom-CI und der Vorgaben von Microsoft für Teams-Apps zu halten, was eine enge Zusammenarbeit unserer UX-Design- und Redaktionsteams erforderte.

 

Aufbau der Microsoft Teams App

In diesem Prozess wurde der folgende Aufbau für die App entwickelt:

1. Log-in: Mit dem erstmaligen Start der Microsoft Teams App öffnet sich ein Log-in-Bildschirm. Hier melden sich Benutzer:innen mithilfe ihrer Zugangsdaten an und speichern diese für die weitere Nutzung.

2. Startseite: Nach dem Log-in öffnet sich das Kernstück der App. Hier können die Einstellungen rund um den eigenen Anschluss vorgenommen und die Funktionen der Cloud-Telefonanlage genutzt werden.

3. Adressbuch: Das unternehmensweite Adressbuch hat einen eigenen Reiter in der Telekom Cloud PBX Microsoft Teams App. Nach einem Log-in finden sich hier sämtliche Kontakte im Unternehmen, die über einen CompanyFlex Cloud PBX Anschluss verfügen – auch wenn sie nicht im eigenen Kontaktbuch von Microsoft Teams hinterlegt sind.

4. FAQ: Unter diesem Reiter finden sich häufig gestellte Fragen rund um die Cloud PBX App sowie den Anschluss CompanyFlex Cloud PBX.

5. Info: Dieser Reiter ist obligatorisch und wird für jede Microsoft Teams App vorausgesetzt. Neben einer kurzen Leistungsbeschreibung der Anwendung finden sich auch weitere nützliche Information, wie zum Beispiel die aktuelle Versionsnummer der App.

 

Agil auf neue Herausforderungen reagieren

Während des Entwicklungsprozesses galt es außerdem agil auf neu auftretende Herausforderungen zu reagieren, die erst während der Arbeit an den Wireframes auftauchten. Was passiert zum Beispiel, wenn User:innen Fehleingaben beim Log-in unterlaufen? An welchen Stellen werden Infoboxen benötigt, die Funktionen näher erläutern, die nicht selbsterklärend sind? Welche Beschriftung erhalten die Buttons der App? Auf welche Telekom-Inhalte außerhalb der App sollen die FAQs verweisen?

Neben der operativen Arbeit konnte The Digitale hier auf langjährige Erfahrung in den Bereich UX Design und Redaktion zurückgreifen und so zusätzlich die Entwickler:innen in einer beratenden Funktion unterstützen.

“Mit der Entwicklung der Cloud PBX App für Microsoft Teams haben wir bei der Deutschen Telekom Neuland betreten und gemeinsam mit The Digitale war es uns möglich, die App in kürzester Zeit zu veröffentlichen und ein Design zu entwickeln, dass nicht nur allen Anforderungen gerecht wird, sondern auch intuitiv und erfrischend daherkommt. Ich danke The Digitale für die ausgezeichnete und kompetente Zusammenarbeit.”

Andreas Morschhausen
Projektleiter Business Communication Products

Eine intuitive, zentrale Lösung für mehr Bedienkomfort und Produktivität

In enger Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam der Telekom gelang es auf diese Weise, eine Anwendung für Microsoft Teams zu schaffen, welche ihren User:innen eine sichere sowie intuitive Benutzererfahrung mit einer geringen Lernkurve bietet. Geschäftskunden der Telekom haben seither die Möglichkeit, noch mehr aus der Kollaborationsplattform Microsoft Teams und Ihrem CompanyFlex Cloud PBX Anschluss herauszuholen und auf den umfassenden Funktionsumfang ihrer Cloud-Telefonanlage bequem an einem zentralen Ort zuzugreifen.

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